Distrazioni? No grazie

Pagina pubblicata in data 11 aprile 2017
Aggiornata il 30 dicembre 2022
Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

L'anno scorso sia nei seminari che ho tenuto, che in queste pagine di marketing, mi sono soffermato su quanto le distrazioni possono costare tempo e denaro. Come le distrazioni possono incidere negativamente sulla qualità del lavoro.

Con l'introduzione del servizio del controllo di gestione dell'azienda, con la combinazione di tecniche di leadership e coaching, riusciamo ad infondere alle nostre consulenze di marketing un'organicità in grado di far raggiungere le aziende i propri obiettivi di business.

4 consigli

Cosa fare per ridurre al minimo le distrazioni nei luoghi di lavoro rumorosi? Negli ambienti "open space" che tanto sono andati, e vanno, di moda?

Quando abbiamo un lavoro da svolgere, soprattutto se complesso, le interruzioni e le distrazioni sono spettri che ci aleggiano attorno e che temiamo si manifestino da un momento all'altro.

E-mail, telefonate, il collega che chiede "una domanda al volo", il rumore prodotto da coloro che ci stanno attorno, possono rendere la nostra giornata lavorativa un vero e proprio inferno, ma soprattutto sottrarci ore preziose di lavoro. È possibile però mettere in atto dei piccoli accorgimenti per ridurre il più possibile i fattori di disturbo.

Come ho scritto nell'articolo "Le minacce interne al marketing" o nell'articolo "Perché il marketing non fa crescere il tuo business?", è fondamentale per il successo del piano di marketing che ci sia un clima ottimale in azienda.

Un clima di "armonia" in azienda infatti permettere a tutti di esprimere il proprio potenziale. Ecco allora quattro semplici consigli, che se messi in atto (assieme o singolarmente) possono favorire la concentrazione e ridurre i fattori di disturbo, e quindi gli errori di distrazione.

Questi quattro consigli hanno ovviamente un senso se inquadrati in una specifica visione della gestione dell'azienda. Nella capacità di organizzare ed ottimizzare il lavoro in azienda. Se attuati singolarmente, decontestualizzati da una complessiva organizzazione aziendale, la loro efficacia sarà davvero limitata.

Mettere un segnale

Gli hotel forniscono un apposito cartello da appendere all'esterno della porta della camera per segnalare a chi deve effettuare le pulizie di non disturbare. Allo stesso modo è possibile utilizzare un segnale visivo di questo tipo per far capire che non si deve essere disturbati.

Ad esempio Ashleigh Hansberger, co-fondatrice di We Are Motto, ha adottato un segnale del tipo "attenti al cane" quando non vuole essere disturbata dai propri collaboratori.

Parla con le cuffie

Utilizzare cuffie vistose (quelle che coprono l'intero padiglione auricolare per intendersi) può essere un segnale molto forte ed immediato. Oltre a far capire che si cerca di rimanere concentrati, questo tipo di cuffia aiuta ad isolarsi dai rumori che ci circondano (diminuendo di conseguenza le distrazioni).

Sarà sufficiente informare i colleghi che quando si utilizzano le cuffie si ha bisogno di concentrazione e che non si vuole essere disturbati.

PROGRAMMA LE INTERRUZIONI

Al Levi, famoso per il suo libro "The 7-Power Contractor", ha stabilito delle interruzioni programmate del suo lavoro durante la giornata, per poter rispondere ai problemi ed alle richieste dei collaboratori.
Questo sistema gli ha permesso di gestire le richieste (non urgenti) con minore tempo e con una maggiore concentrazione. Inoltre questo approccio ha portato i dipendenti della sua azienda a risolvere la gran parte dei problemi prima degli incontri programmati.

Creare un sistema

Kurt Steckel, CEO della Bison Analytics, ha introdotto in aziende quello che definisce il metodo del "paranco".
All'inizio di ogni giornata è organzzata una rionione di mezz'ora per poter rispondere alle esigenze dei dipendenti. Se invece la domanda non può aspettare fino alla riunione del mattino seguente, Steckel ha stabilito che si deve ricorrere all'invio di una e-mail, se la risposta può essere data entro 4 ore.
Se invece il problema richiede una risposta veloce si utilizzano software come SkyPe o Slack per inviare un messaggio istantaneo ed avere una risposta in poco tempo.
Se invece c'è una vera e propria emergenza si ricorre all'uso del telefono.

Scegliere di attribuire il giusto valore alle richieste, costringe il dipendente a capire quanto veramente urgente è la propria domanda.

In conclusione

L'organizzazione del lavoro in azienda richiede la stesura di un protocollo chiaro e preciso per permettere ad ogni collaboratore di sapere come comportarsi quando ha la necessità di ottenere informazioni dai colleghi.

Diventa importante insegnare ai collaboratori ad attribuire ai problemi che incontrano di attribuire il giusto grado di urgenza, al fine di poter scegliere il mezzo migliore per comunicare con gli altri (e-mail, messaggio instantaneo, telefono, riuonione, ecc...).

È altrettanto importante che ogni collaboratore sia capace di gestire il proprio tempo, attribuendo alle attività da svolgere la giusta priorità (puoi leggere a riguardo l'articolo "La matrice di Covey").

Uno dei concetti a me più cari, semplice e quasi "banale", che ripeto costantemente, è che se in un'azienda non esistono le condizioni ottimali per permettere al proprio personale di lavorare nelle condizioni ottimali, nessun piano di marketing potrà raggiungere gli obiettivi che ci si è posti di raggiungere.

Dott. Francesco Russo