10 consigli per evitare le distrazioni

Pagina pubblicata in data 21 aprile 2020
Aggiornata il 25 febbraio 2023
Tempo di lettura: il tempo necessario a capire le cose

In questo articolo torno a trattare il "tema delle distrazioni", su cui mi sono soffermato in più di un'occasione negli anni in queste pagine.

In un mondo di notifiche, di e-mail, di messaggi istantanei e soprattutto di uffici sempre più piccoli e sovraffollati, le occasioni di distrazione sono davvero molte.

Il successo di un'azienda è legato all'efficacia delle azioni di marketing che sceglie di compiere, ma allo stesso tempo è anche connesso alla capacità di offrire ai collaboratori dell'azienda gli strumenti organizzativi e le competenze per rendere efficace il lavoro interno all'azienda, che determina di fatto la qualità del rapporto e dei servizi, che si propongono ai clienti.

Il collaboratore di un'azienda è mediamente interrotto dalle 50 alle 60 volte al giorno (vedi l'articolo "Fatti e cifre della gestione del tempo"), e circa l'80% di queste interruzioni sono dovute a questioni non importanti od addirittura irrilevanti. La conseguenza di queste continue interruzioni è che le persone passano solo una piccolissima parte della loro giornata lavorativa in quello che in psicologia è chiamato "stato di flusso" (vedi l'articolo Creare lo stato di flusso).

Le continue distrazioni non solo rendono le persone meno produttive, ma anche contribuiscono ad aumentare lo stress. La mancanza di controllo sul proprio lavoro infatti è citata come uno dei principali fattori di stress sul posto di lavoro secondo una ricerca condotta dall'American Institute of Stress.

Quindi, come evitare le distrazioni in ufficio e riuscire a mantenere il controllo del lavoro, svolgendolo al meglio e tutelando il proprio benessere emotivo?
Ecco dieci semplici consigli che possono essere di stimolo e di aiuto.

1) La comunicazione può essere asincrona

La posta elettronica è uno strumento asincrono. Spesso ripeto ai clienti ed ai partecipanti dei miei seminari che se scelgo di utilizzare la posta elettronica per richiedere delle informazioni non posso aspettarmi che la risposta sia "istantanea" (vedi l'articolo "Distrazioni? No grazie").

La comunicazione asincrona presenta molti vantaggi, come ad esempio la possibilità di offrire alle persone il tempo per elaborare risposte più complete ed esaustive. Quando si è impegnati al telefono, in una video chiamata o in una chat, si prendono decisioni in tempo reale e non sempre questa condizione è la migliore per essere esaustivi nella comunicazione.

Oltre a questo la comunicazione asincrona offre l'indubbio vantaggio di avere il tempo per concentrarsi ininterrottamente per periodi lunghi.

Per raggiungere questo tipo di risultato è fondamentale eliminare l'arbitraria "urgenza" che oggi affligge i luoghi di lavoro in tutto il mondo. Dwight D. Eisenhower citando il Dr. J. Roscoe Miller presidente della Northwestern University ha affermato:

Si dice che questo "principio di Eisenhower" sia quello con il quale l'ex presidente degli Stati Uniti ha gestito le priorità nel suo lavoro quotidiano.

Per ottimizzare la comunicazione asincrona è fondamentale far comprendere al nostro interlocutore che abbiamo bisogno di una serie di informazioni per riuscire a dare una risposta esaustiva, come avere maggiori dettagli, chiarire l'azione o le azioni che dobbiamo compiere, se c'è una data di scadenza, l'eventuale alternativa se non siamo in grado di fornire una risposta, e così via.

2) Gestire il lavoro a blocchi

Il "controllo rapido" di qualsiasi notifica, anche se solo per qualche frazione di secondo, può arrivare a comportare una perdita di produttiva del 40%. Dopo un'interruzione ci possono volere dai 10 ai 15 minuti, arrivando fino a 23 minuti, per tornare a concentrarsi sull'attività che si sta svolgendo (vedi l'articolo "I gironi dell'inferno del lavoro" e l'articolo "How Long It Takes to Get Back on Track After a Distraction").

Piuttosto che controllare sporadicamente le notifiche, si deve controllare la posta elettronica, i messaggi istantanei, i social network, i messaggi di testo e così via ad orari prestabiliti.

Se la nostra autodisciplina mentale non è sufficiente, ci sono una serie di strumenti che possono aiutarci, come ad esempio il plugin per Gmail "Pause" che consente di mettere in pausa la ricezione della posta, dopo averla consultata, piuttosto app per smartphone come Blocksite e Freedom che consentono di bloccare l'accesso a siti web e/o applicazioni specifiche durante degli intervalli di tempo prestabiliti.

3) Non disturbare

Se si lavora in un ufficio open space si può pensare che le interruzioni siano inevitabili. Come ho scritto nell'articolo "Distrazioni? No grazie", è possibile far ricorso a veri e propri segnali visivi per far capire che ai propri colleghi che si è in uno stato di flusso e che non si può essere disturbati, salvo vere urgenze.

4) Evitare il "tetris" sul calendario

Nel mondo lavorativo odierno, è ampiamente accettato il fatto che gli altri possano "riservare" un appuntamento o "prenotare" del tempo sul nostro calendario, questo spesso a discapito della nostra "scaletta" di priorità.

L'amministratore delegato di Basecamp, Jason Fried, in un episodio del podcast Future Squared ha spiegato che a Basecamp non si può fissare un appuntamento sul calendario di un collega senza prima ottenere il suo consenso.
Questo implica un confronto che porta a risolvere la gran parte delle esigenze attraverso la posta elettronica o un messaggio istantaneo.

Una soluzione alternativa è d lasciare disponibili solo determinate fasce orarie per fissare una riunione e/o un appuntamento. Uno strumento come Calendly è molto utile per gestire il calendario secondo questa modalità.

5) Evitare il circolo vizioso delle riunioni

Saper gestire le riunioni è molto importante per non sprecare tempo prezioso. La chiusura di una riunione deve sempre comportare l'assegnazione di precisi compiti da svolgere e obiettivi da raggiungere. In oltre una riunione deve essere organizzata solo quando nessun altro strumento di comunicazione tra i collaboratori è in grado di garantire un ottimale svolgimento del lavoro.

6) Smettere di utilizzare il "rispondi a tutti"

Anche se sembra qualcosa di scontato, in molte organizzazione aziendali si fa ricorso al "rispondi a tutti" come meccanismo per condividere la responsabilità, che si traduce con una quantità enorme di e-mail che di fatto intasano le caselle di posta elettronica con la riduzione della visibilità delle comunicazioni importanti.
Per evitare questo tipo di situazioni è fondamentale intervenire sulla gestione e distribuzione delle responsabilità.

7) Individuare i giusti ambienti di lavoro

Come ha scritto Sue Shellenbarger per il Wall Street Journal: >"Tutta questa ingegneria sociale (open space) ha dato vita ad infinite distrazioni che distolgono gli occhi dei lavoratori dagli schermi.
Il "rumore visivo, l'attività o il movimento intorno ai bordi del campo visivo di un dipendente, può mettere in crisi anche la concentrazione più forte e disturbare il pensiero analitico e/o la creatività".

Se si lavora in ambienti open source è fondamentale individuare degli spazi che offrano le migliori condizioni possibili per fermarsi a riflettere e coltivare la creatività (vedi gli articoli 30 cose da fare per rimanere creativi, "5 consigli per essere più concentrati" e "Creatività e marketing").

Nel caso in cui sia possibile, il consiglio è quello di negoziare con la dirigenza la creazione di spazi ad hoc o di concordare di svolgere della attività da casa.

8) Disattivare le notifiche

In media un lavoratore riceve circa 46 notifiche istantanee al giorno. Per evitare i nostri impulsi "pavloviani" a rispondere quando riceviamo una notifica, è sufficiente spegnere le notifiche (vedi l'articolo "Le notifiche push rovinano la produttività").
Sembra un'azione banale, scontata, ma la mia personale esperienza ventennale mi insegna che spesso le azioni più semplici sono quelle che più spesso sono trascurate od ignorate (vedi l'articolo "Le notifiche push rovinano la produttività").

9) Utilizzare la modalità aereo

La modalità aereo è una funzione molto utile, in particolar modo quando si guida un'automobile (vedi l'articolo "Text The Last Word").
Questa funzionalità è anche utile quando si lavora, soprattutto per limitare le iterruzioni costituite da telefonate, messaggi di testo, notifiche, e così via. Se mettere il telefono in modalità aereo crea uno stato di "ansia" (anche se non dovrebbe) è sempre possibili utilizzare la funzione "non disturbare", che in base al modello di smartphone che si utilizza permette di filtrare i numeri che possono trovarci liberi e quali notifiche sono consentite.

10) Ridurre la burocrazia

Anche se non è sempre facile ridurre la "burocrazia" interna di un'azienda, analizzare i flussi di lavoro permette di lavorare più velocemente e ridurre le interruzioni.

In sintesi

Per attuare uno o più di questi consigli è fondamentale sviluppare una consapevolezza del fenomeno della distrazione (vedi gli articoli "Si Social? No Business? Ahi! Ahi! Ahi!" e "L'illusione del multitasking"), consapevolezza che permette di compiere il primo passo verso il cambiamento dei nostri comportamenti

Le aziende che costruiscono una cultura basata sulla riduzione delle distrazioni godono dei vantaggi di una forza lavoro concentrata, con una riduzione dello stress e, in ultima analisi, con i propri dipendenti molto più soddisfatti.

Dott. Francesco Russo